قانون 1) مدیریت ریسک را بخشی از پروژه خود قرار دهید.

قانون اول برای موفقیت در مدیریت ریسک پروژه ضروری است. اگر واقعاً مدیریت ریسک را در پروژه خود قرار ندهید، نمی‌توانید از مزایای کامل این روش بهره مند شوید. برخی از پروژه‌ها از هیچ رویکردی برای مدیریت ریسک استفاده نمی‌کنند. آنها به نوعی اطمینان دارند که هیچ ریسکی در پروژه آنها رخ نمی‌دهد (که البته اینطور نیست.)

شرکت‎‌های حرفه‌ای مدیریت ریسک پروژه را بخشی از عملیات روزمره خود قرار داده و آن را در جلسات پروژه و آموزش کارکنان قرار می‌دهند.

قانون 2) در ابتدای پروژه ریسک‌ها را شناسایی کنید.

اولین قدم در مدیریت ریسک پروژه شناسایی ریسک‌هایی است که در پروژه شما وجود دارد. این نیاز به یک ذهنیت باز دارد که بر روی سناریوهای ممکن تمرکز کنید. یکی از منابع شناسایی ریسک افراد تیم شما هستند که هر کدام تجربیات و تخصص شخصی خود را به همراه دارند. افراد دیگری که می‌توان با آنها صحبت کرد، متخصصانی خارج از پروژه شما هستند که سابقه کار در پروژه فعلی شما را دارند و می‌توانند برخی از تهدیدهایی را که با آنها روبرو خواهید شد یا برخی فرصت‌های طلایی را که ممکن است به ذهن شما خطور نکرده باشند، آشکار کنند. مصاحبه‌ها و جلسات تیمی (طوفان فکری) روش‌های رایج برای کشف ریسک‌هایی است که افراد می‌دانند.

آیا می‌توانید تمام ریسک‌های پروژه را قبل از وقوع شناسایی کنید؟

احتمالا نه. با این حال اگر تعدادی روش شناسایی مختلف را با هم ترکیب کنید، احتمالاً اکثریت آنها را پیدا خواهید کرد. اگر به درستی با آنها روبرو شوید، وقت کافی برای ریسک‌های غیر منتظره‌ای که پیش می‌آید را خواهید داشت.

قانون 3: در مورد ریسک‌ها گفتگو کنید.

پروژه‌های شکست خورده نشان می‌دهند که مدیران پروژه در چنین پروژه‌هایی غالباً از چکش بزرگی که قصد ضربه زدن به آنها را داشته، بی‌اطلاع بودند. در حالی که اغلب افراد پروژه چکش را می‌دیدند، اما مدیر پروژه را از وجود آن مطلع نمی‌کردند. اگر نمی‌خواهید این اتفاق در پروژه شما بیفتد، بهتر است به گفتگو درباره ریسک توجه کنید.یک روش خوب این است که به طور مداوم گفتگو درباره ریسک را در کارهایی که انجام می‌دهید، بگنجانید. اگر جلسه تیمی دارید، ریسک پروژه را به عنوان بخشی از دستور کار پیش فرض قرار دهید. این نشان می‌دهد ریسک‌ها برای مدیر پروژه مهم هستند و به اعضای تیم فرصت می‌دهند تا درباره آنها بحث کنند و موارد جدید را گزارش دهند. همچنین مطمئن شوید که حامی یا مشتری را غافلگیر نمی‌کنید!

قانون 4: هم تهدیدها و هم فرصت‌ها را در نظر بگیرید.

اطمینان حاصل کنید که برای رویارویی با فرصت‌های موجود در پروژه خود زمان اختصاص می‌دهید، حتی اگر این کار فقط نیم ساعت باشد. این احتمال وجود دارد که چند فرصت با بازدهی بالا را ببینید که نیازی به سرمایه‌گذاری زیاد زمان یا منابع ندارند.

قانون 5: مسائل مالکیت را روشن کنید.

برخی از مدیران پروژه فکر می‌کنند که پس از ایجاد لیستی از ریسک‌ها کارشان تمام شده است. با این حال، این فقط یک نقطه شروع است. گام بعدی این است که مشخص شود چه کسی مسئول چه ریسکی است! برای هر ریسکی که پیدا کرده‌اید یک مالک ریسک اختصاص دهید.

قانون 6: ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید.

برخی از ریسک‌ها تأثیر بیشتری نسبت به برخی دیگر دارند. بنابراین بهتر است وقت خود را صرف آن‌هایی کنید که می‌توانند بیشترین ضرر و زیان را به همراه داشته باشند. بررسی کنید آیا ریسک‌هایی دارید که بتوانند پروژه شما را از خط خارج کند. در این صورت، این اولویت شماره یک شماست. برای سایر ریسک‌ها می‌توان مجموعه‌ای از معیارها تعیین کرد. معیارهایی که اکثر تیم‌های پروژه از آن استفاده می‌کنند در نظر گرفتن اثرات یک ریسک و احتمال وقوع آن است.

قانون 7: ریسک‌ها را تحلیل کنید.درک ماهیت یک ریسک پیش شرط پاسخ مناسب است. بنابراین، کمی برای تحلیل ریسک‌ها وقت بگذارید. اطلاعاتی که در تحلیل ریسک جمع‌آوری می‌کنید، ورودی لازم جهت یافتن پاسخ‌های موثر برای بهینه‌سازی ریسک‌ها را فراهم می‌کند.

قانون 8: پاسخ‌های ریسک را برنامه‌ریزی و اجرا کنید.

باید از بروز تهدید جلوگیری ‌کنید یا تأثیرات منفی را به حداقل برسانید.

برای رویارویی با تهدیدها سه گزینه پیش رو دارید:

اجتناب از ریسک، به حداقل رساندن ریسک و پذیرش ریسک.

اجتناب از ریسک به این معنی است که شما پروژه خود را به گونه‌ای سازماندهی می‌کنید که دیگر با ریسک مواجه نشوید. این می‌تواند به معنای تغییر تأمین کننده یا اتخاذ یک فناوری متفاوت باشد یا اگر با ریسک مهلکی روبرو هستید، پروژه را خاتمه دهید.

صرف هزینه بیشتر برای یک پروژه محکوم به فنا، سرمایه‌گذاری بدی است.

بزرگترین دسته از پاسخ‌ها، پاسخ‌هایی برای به حداقل رساندن ریسک هستند. می‌توانید سعی کنید با تأثیرگذاری روی علل ریسک این کار را انجام دهید. اگر قانون 7 را به درستی اجرا کرده باشید (تحلیل ریسک)، فرصت‌های زیادی برای تأثیرگذاری خواهید داشت.پاسخ نهایی پذیرش ریسک است. اگر تأثیرات روی پروژه کم باشد یا احتمال تأثیرگذاری بر روی علل آن بسیار دشوار، وقت گیر یا گران باشد، این انتخاب خوبی است.

پاسخ به فرصت‌ها بر عکس پاسخ به تهدیدها است:

جستجوی ریسک، به حداکثر رساندن آنها یا نادیده گرفتن آنها (اگر اثبات شود که فرصت‌ها بسیار اندک است)

قانون 9: ثبت ریسک‌های پروژه

ثبت یک گزارش ریسک، شما را قادر می‌سازد پیشرفت را مشاهده کنید و مطمئن شوید که ریسکی را فراموش نمی‌کنید. این گزارش همچنین یک ابزار ارتباطی کامل است که اعضای تیم و ذینفعان شما را از آنچه در جریان است آگاه می‌کند (قانون 3).

یک گزارش ریسک خوب شامل توصیفات ریسک است، مسائل مربوط به مالکیت را روشن می‌کند (قانون 5) و شما را قادر می‌سازد با توجه به علل و عواقب، تحلیل ریسک انجام دهید (قانون 7).

برخی از مدیران پروژه نمی‌خواهند ریسک‌ها را ثبت کنند زیرا احساس می‌کنند این امر باعث می‌شود که در صورت بروز مشکلات، سرزنش آنها راحت‌تر شود. با این حال، واقعیت عکسِ این است. اگر ریسک‌های پروژه و پاسخ‌های موثری را که اجرا کرده‌اید ثبت کنید، سابقه‌ای ایجاد می‌کنید که هیچکس نمی‌تواند آن را انکار کند.

قانون 10: ریسک‌ها و وظایف مرتبط را ردیابی کنید.ثبت ریسکی که در نتیجه قانون 9 ایجاد کرده‌اید به شما کمک می‌کند ریسک‌ها و وظایف مرتبط با آنها را ردیابی کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این قسمت نباید خالی باشد
این قسمت نباید خالی باشد
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

سیزده + 9 =