کانبان(Kanban) واژه ای ژاپنی به معنای “نشانه بصری” یا “کارت” است. کانبان چهارچوبی مصور است که برای پیاده سازی و اجرای مدیریت پروژه چابک استفاده میشود و نشان میدهد که چه محصولی ،در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید گردد. این روش تغییرات کوچک و تصاعدی را به سیستم حال حاضر شما القا میکند و نیازی به راه اندازی و یا پروسه خاصی برای اجرا ندارد( بدین معنی که شما میتوانید بر روی گردش کارهای موجود خود پیاده سازی نمایید).

این سیستم  اطلاع رسانی تولید، از «کارت» به عنوان سیگنال بصری برای به حرکت درآوردن جریان مواد و قطعات در فرآیند تولید استفاده می‌کند. به بیان دیگر، کانبان یک سیستم ساده گردش مواد و اطلاعات است که برای حرکت مواد از یک مرکز کاری به سمت مرکز کاری دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد. قطعات در پالت‌های کوچک و استاندارد نگهداری می‌شوند و تنها مقدار مشخصی از آن‌ها در سیستم وجود دارد.

می‌توانید سیستم کانبان را یک کارت اطلاعاتی در نظر بگیرید که در کنترل تولید، به‌خصوص در سیستم‌های جدید تولید کاربرد زیادی دارد. این کارت الحاقی برای برنامه‌ریزی، هدایت فرآیند و زمان‌بندی عملیات تولید محصولات به کار می‌رود و معمولا در جریان ساخت، در کنار سایر مواد قرار می‌گیرد.

بنابراین، کانبان در واقع یک ابزار است که بنا به شرایط متفاوتی که در کسب وکارهای مختلف وجود دارد، نحوه استفاده از آن نیز متفاوت است. به عنوان مثال، هر چقدر سرعت و دقت در خط تولید یک کارخانه اهمیت بیشتری داشته باشد، برای تکمیل ابزار کانبان باید هزینه بیشتری پرداخت شود.

روش کانبان از سیستم تولید شرکت تویوتا و تولید ناب الهام گرفته شده است. در سال ۱۹۴۰ تویوتا پروسه مهندسی خود را با مدلسازی آن بر اساس چگونگی عملکرد قفسه های سوپرمارکت ها بهبود بخشید. مهندس تایچی اوهنو (Taiichi Ohno) متوجه این نکته شد که سوپرمارکت ها تنها به اندازه ای محصول ذخیره میکنند که پاسخگوی تقاضای مشتری باشد، که موجب بهینه سازی جریان میان سوپرمارکت و مشتری میشود. موجودی نیز تنها زمانی ذخیره میشود که فضای خالی روی قفسه ها موجود باشد(نشانه بصری). همچنین به دلیل اینکه موجودی با میزان مصرف مرتبط است، سوپرمارکت اثربخشی مدیریت موجودی را بهبود بخشید.

تویوتا همین اصول ساده را به کارخانه خود راه داد. تیم های مختلف کارت هایی (یا کانبان) میساختند تا اعلام کنند که ظرفیت اضافی دارند برای دریافت مواد بیشتر آماده اند. روش کانبان گاهی سیستم کششی(pull system) نیز نامیده میشود چرا که تمام بخش های آن از سفارشات دریافت میشود.

امروزه همین ایده ها و اصول بر روی تیم های نرم افزاری و پروژه های فناوری اطلاعات نیز اعمال میشود. در این زمینه، توسعه کار در حال انجام(WIP) جای موجودی را میگیرد و کار جدید تنها زمانی اضافه میشود که فضای خالی بر روی تخته بصری تیم(team’s visual Kanban board) وجود داشته باشد. کانبان میزان کار درحال انجام (WIP ) را با ظرفیت تیم تطبیق میدهد که موجب افزایش انعطاف، شفاف سازی و تولید میشود.

طبق تعریف کانبان بلاگ ؛”کانبان یک تکنیک برای مدیریت یک پروسه توسعه نرم افزاری توسط روشی با اثربخشی بالاست. زیربنای روش کانبان سیستم تولید همزمان تویوتا (just-in-time یا JIT) است. هرچند که توسعه نرم افزار یک فعالیت خلاقانه و مبتکرانه و متفاوت از تولید انبوه اتومبیل است؛ اما همچنان مکانیزم پایه برای مدیریت خط تولید میتواند بر روی آن پیاده سازی شود.”

زمانی که روش کانبان را در مقابل مدیریت پروژه چابک قرار دهیم، یادآوری این نکته مهم است که روش کانبان تنها یکی از انواع مدیریت چابک است. این روش یکی از چهارچوب های چابک است که برای پیاده سازی توسعه نرم افزار چابک به کار میرود.

یکی از روش‌های مدیریت پروژه، روش چابک یا Agile است. این متد، با تقسیم پروژه به مراحل کوچکتر، انجام آن را ساده‌تر و عملی‌تر می‌کند. برای پیشرفت و موفقیت روش مدیریت چابک، کسب و کارها می‌توانند چارچوب‌های مختلفی مانند سیستم اسکرام یا سیستم کانبان را انتخاب کنند. در این مطلب قصد داریم روش کانبان را بررسی کنیم. اگر شما هم راجع به سیستم کانبان اطلاعات چندانی ندارید، همراه ما باشید تا به شما بگوییم سیستم کانبان چیست و چه کاربردی دارد؟

تخته کانبان ابزاری چابک برای مدیریت پروژه

تخته کانبان ابزاری برای پیاده سازی متدولوژی کانبان در پروژه هاست. اصولا این ابزار یک تخته فیزیکی است که دارای آهن ربا، چیپ های پلاستیکی یا برگه هایی با قابلیت چسبیدن بر روی تخته کانبان است و یا گاهی به صورت دستی آیتم های کاری بر روی تخته نوشته میشوند. با این حال در سال های اخیر نرم افزارهای مدیریت پروژه بسیاری این تخته را به صورت آنلاین ارائه داده اند.

یک تخته کانبان ، چه به صورت فیزیکی و چه آنلاین، از ستون ها و سطر های متفاوتی تشکیل شده است. ساده ترین شکل این تخته ها شامل سه ستون است: ستون انجام دادن(To Do)، در حال پیشرفت(In Progress) و انجام شده(Done). ستون های مربوط به یک پروژه توسعه نرم افزاری ممکن است شامل ستون های بانک اطلاعاتی(Backlog) ،آماده انجام(ready)، کدزنی (Coding) ، آزمایش(Testing) ، تأیید(approval) و انجام شده(Done) است.

کارت های کانبان(مانند یادداشت ها چسباننده) نشان دهنده کارها است و هر کارت بر روی تخته نصب و در ستونی قرار میگیرد که بازگو کننده وضعیت کار مورد نظر است. برای مثال کاری که هنوز شروع نشده است و در مرحله پیش از انجام است باید در ستون انجام دادن(To Do) قرار بگیرد. این کارت ها میتوانند با یک نگاه وضعیت کارها را به شما بازگو کنند. شما میتوانید از کارت هایی با رنگ های مختلف برای نشان دادن جزئیات بیشتر استفاده کنید. برای مثال کارت سبز میتواند نشان دهنده یک ویژگی باشد و یا رنگ نارنجی نشان دهنده یک وظیفه یا عملیات.

اصول روش کانبان

هر پروژه ی کانبان باید از این اصول هسته ای پیروی کند:

تصویرسازی گردش کار: یک شمای تصویری از فرآیند و کار به شما این امکان را میدهد تا دید وسیع تری نسبت به کار داشته باشید و چگونگی گردش کار را به طور کامل درک کنید. به وسیله تصویرسازی تمام مراحل کاری، اعم از مشکلات و مسدود کننده های کار و صف ها شما قادر خواهید بود تا مشکلات را پیش از وقوع شناسایی کنید و همچنین همکاری با سایر اعضا را بهبود ببخشید.

کار در حال پیشرفت را محدود کنید(WIP): محدودیت کار در حال پیشرفت(WIP limits) مشخص کننده مینیمم و ماکسیمم میزان کار برای هر ستون بر روی تخته کانبان یا برای هر جریان کاری میباشد. با اعمال محدودیت برای کار در حال پیشرفت شما میتوانید سرعت و انعطاف را افزایش دهید و نیاز به اولویت بندی وظایف را کاهش دهید.

مدیریت و بهبود جریان کار: جریان کاری در تمام طول کار کانبان باید تحت نظر باشد و به صورت مستمر بهبود یابد. در حالت ایده آل، شما یک جریان هموار و سریع میخواهید که نشان دهنده سرعت تحویل تیم باشد. اعضای تیم باید مشکلات جریان کاری را ارزیابی کرده و سپس تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند.

خط مشی های فرآیند را شفاف سازی کنید: به منظور ایجاد تغییر در سیستم کانبان، فرآیند باید صریح و شفاف باشد. همه باید به طور کامل درک کنند که کارها چگونه انجام میپذیرند یا انجام شد(Done) به طور دقیق چه معنایی دارد. برای شفاف سازی این موضوع شما میتوانید در تخته کانبان تغییراتی ایجاد کنید؛ برای مثال، شما میتوانید تخته را طراحی دوباره کنید تا نحوه چرخش کار کاملا مشخص باشد.

بهبود مستمر: روش کانبان به جهت انعطاف بالا از تغییرات کوچک و مستمر استقبال میکند. زمانی که سیستم کانبان پیاده سازی و مستقر گردید، اعضای تیم قادر خواهند بود تا مشکلات را درک و شناسایی کرده و بهبودهایی را در مسیر پیشنهاد دهند. تیم ها میزان اثربخشی خود را با پیگیری و دنبال کردن جریان کاری، اندازه گیری زمان چرخه و افزایش کیفیت کار میسنجند.

مزایای مدیریت به روش کانبان

طبیعت تصویری بودن روش کانبان یک مزیت منحصر به فرد برای چابک سازی پروژه میدهد. عملکرد تخته کانبان بسیار ساده و سریع بوده و گردش کار را بهبود میبخشد و زمان چرخه را  کاهش میدهد.

مزایای روش کانبان شامل این موارد میشود:

افزایش انعطاف: کانبان یک مدل شناور و در حال گسترش است. هیچ دوره ی فاز مشخصی وجود ندارد و اولویت ها به محض ورود اطلاعات جدید دوباره ارزیابی میشوند.

کاهش اتلاف: روش کانبان حول کاهش اتلاف در پروژه تمرکز دارد، تا این اطمینان حاصل شود که تیم کار غیر ضروری یا کار اشتباه انجام نمیدهد.

سادگی مدل: ذات روش کانبان و شمای تصویری این روش فهم پروژه را به میزان قابل توجهی ساده میسازد. تیم نیازی به آموزش یک متد کاملا متفاوت ندارد و کانبان میتواند به سادگی بر روی سایر سیستم های مدیریتی پیاده سازی شود.

بهبود در جریان تحویل: تیم ها کانبان جریان تحویل به مشتری را بهبود میبخشند. همانند روش تحویل مداوم(continuos delivery)، کانبان نیز بر تحویل به موقع( just in time delivery) یا به اصطلاح JIT تمرکز داردو کار را در دوره ای منظم ارائه میکند.

کمینه کردن زمان چرخه: زمان چرخه(Cycle time) میزان زمانی است که طول میکشد تا فرآیند به طور کامل از جریان کار(Workflow) عبور کند. در پروژه های کانبان، تمام اعضای تیم در تلاشند تا اطمینان حاصل شود که کار به سرعت و با موفقیت پروسه خود را طی میکند.

معایب روش کانبان

بسیاری از معایب نسبت داده شده به روش کانبان ناشی از استفاده و پیاده سازی نادرست یا عدم مدیریت مناسب از تخته کانبان میباشد. یک تخته به روز نشده یا بیش از حد پیچیده میتواند موجب سردرگمی، بی دقتی یا سوءتفاهم در پروژه شود.

معایب روش کانبان به شرح زیر میباشند:

تخته ای که به روز رسانی نشود ایجاد مشکل خواهد کرد: اعضای تیم باید نسبت به به روز رسانی اطلاعات تخته کانبان تعهد داشته باشند و تخته کانبان باید همیشه به روز باشد، در غیر این صورت اعضا بر روی اطلاعات اشتباه و یا ناقص کار میکنند. و زمانی که کار بر اساس یک تخته ناقص تکمیل شده باشد، بازگشت به عقب بسیار سخت خواهد شد.

پیچیدگی بیش از اندازه تخته مشکل ساز میشود: تخته کانبان باید تمیز باشد و به سادگی قابل خواندن باشد، هرچند که برخی اعضای تیم ممکن است فنون جدیدی بیاموزند که بخواهند بر روی تخته اجرا کنند. اضافه کردن اینگونه فنون و روش های اطلاع رسانی تنها اطلاعات مهم را کمرنگ خواهند کرد.

عدم زمانبندی: یکی از شکایات متداول نسبت به کانبان مشخص نبودن زمان اجرای کارها است. ستون های تخته کانبان تنها بر پایه فاز فرآیند است، هیچ چهارچوب زمانی برای هر فاز در نظر گرفته نشده است، پس شما نخواهید دانست که چه میزان زمان خواهد برد تا برای مثال فاز انجام دادن به اتمام برسد.