بعضی از اصطلاحات مدیریت پروژه تو بازه‌های خاصی مد می‌شن. مثلا تو سال‌های گذشته PMBOK بیشتر از هر چیزی به گوشمون می‌خورد. الان حقیقتا هیچ چیزی از نظر مد بودن به پای PMO نمی‌رسه. نکته جالب هم اینه که این ماجرا به ایران محدود نمی‌شه و عملا یه مد جهانیه. به همین خاطر می‌خوام تو این مطلب توضیح‌های خلاصه ولی جامع در مورد این مفهوم بدم.
ترکیب عبارت
PMO می‌تونه مخفف یکی از این عبارت‌ها باشه:
Project Management Office
Program Management Office
Portfolio Management Office
و این سه‌تا انقدر شباهت دارن که عملا تو یه سرفصل بررسی بشن و به همین خاطره که مهم‌ترین استانداردی که در مورد PMOها هست اسمش P3O گذشته شده که مخفف این عبارته:
Portfolio, Programme, and Project Offices
و این استانداردیه که ما عملا برای پیاده‌سازی PMOها استفاده می‌کنیم.
مفهوم عبارت
PMO تعریف خاص و روشنی نداره. به یه دفتری می‌گن که معمولا به چند پروژه سرویس می‌ده و این سرویس‌ها برای همسان‌سازی و استاندارد کردن فعالیت‌های مدیریت پروژه‌س. با این حال یه کم جلوتر با هم می‌بینیم که تنوع فعالیت‌ها خیلی بیشتر از این هم می‌تونه باشه.
در هر حال باید در نظر داشته باشین که معنی‌دار ترین حالت یه PMO وقتیه که به چندین پروژه سرویس بده (نه یه پروژه) و هدفش هم تعالی مدیریت پروژه باشه. شاید می‌دونین که تکرارپذیر کردن فرآیندهای مدیریت پروژه یکی از عوامل بلوغ مدیریته و این می‌تونه بزرگ‌ترین مسئولیت یه PMO باشه.
انواع PMO از نظر گستره خدمات
گستره خدمات PMOها رو می‌شه تو دو گروه خیلی کلی دسته‌بندی کرد. هر PMO می‌تونه یک یا دو گروه رو پوشش بده. گروه‌ها این‌ها هستن:
مرکز تعالی: این همون وظیفه‌ایه که از نظر من بهترین گزینه برای PMOها به حساب میاد. تو این حالت آموزش‌های مربوط به مدیریت پروژه، مشاوره دادن‌ها، کمک به ارتقای متودولوژی‌ها، گردآوری الگوهای پذیرفته شده، استانداردسازی فرآیندها، تهیه تمپلیت‌ها و یکسان‌سازی اون‌ها و ابلاغ دستورالعمل‌های برنامه‌ریزی و کنترل وظیفه این دفتر به حساب میاد.
مرکز پشتیبانی: تو حالت قبل حد و مرزهایی برای اقدامات مدیریت پروژه مشخص می‌شه (هم از نوع محدود کردن و هم از نوع کمک کردن)، ولی تو این حالت عملا قسمتی یا تمام کارهای مدیریت پروژه (یا مدیریت طرح یا مدیریت پرتفولیو) رو خود PMO انجام می‌ده.
انواع PMO از نظر طول عمر
خیلی ساده می‌شه هر PMO رو تو یکی از این دو دسته هم قرار داد:
دفترهای دایمی: تو این حالت دفتر تو سطح سازمان ساخته می‌شه و برای مدت نامحدودی کار می‌کنه و به پروژه‌ها، طرح‌ها یا پرتفولیوهای مختلف سرویس می‌ده. دفترهای دایمی برای یه پروژه یا برای یه طرح نمی‌تونن به کار برن، چون اون مفاهیم خودشون موقت هستن (تعریف پروژه رو که یادتونه)؛ در نتیجه یا برای یک پرتفولیو به کار می‌ره (پرتفولیوها موقت نیستن)، یا چند پروژه، چند طرح یا چند پرتفولیو.
دفترهای موقت: دفترهای موقت یه زمانی راه‌اندازی می‌شن و بعد از رسیدن به هدفی خاص هم جمع می‌شن. معمولا پرتفولیوها موقت نیستن و در نتیجه این دفترها برای پرتفولیو به کار نمی‌رن. دفترهای موقت برای یک یا چند پروژه یا طرح به کار می‌رن و معمولا حتی چند پروژه رو هم شامل نمی‌شن و فقط یه پروژه رو تحت پوشش می‌گیرن.
ماتریس گستره/طول عمر PMOها
گروه‌بندی‌های قبل رو می‌شه تو یه همچین جدولی آورد:
دایمی موقت
مرکز تعالی کاملا معنادار (بهترین حالت) کم معنی (به جز شرایط خاص)
مرکز پشتیبانی پذیرفتنی، ولی نه ایده‌آل رایج، ولی نه چندان معنی‌دار
حالت‌ها این‌ها هستن:
مرکز تعالی دایمی: این می‌شه حالت اصلی PMO و دلیلی که اصولا PMOها وجود دارن. یه دفتر تو سطح سازمان که سعی می‌کنه سطح مدیریت رو تو همه پروژه‌ها، طرح‌ها یا پرتفولیوها بالا ببره. معمولا هم متمرکز روی پروژه‌س، نه طرح و پرتفولیو.
مرکز تعالی موقت: تعالی با موقت بودن کمی تناقض داره. ماجرا درباره یه بهبود مستمره که اصولا نمی‌شه براش حدی در نظر گرفت و به همین خاطر این نوع دفتر چندان رایج نیست. با این حال مثلا می‌شه یه پرتفولیوی محدود رو در نظر گرفت و به ازای اون یه مرکز تعالی موقت هم در نظر گرفت. ولی باز هم معمولا توجیه نمی‌شه و انتخاب قبل بهتره.
مرکز پشتیبانی دایمی: این سیستم به این معنیه که عملا قسمتی از مدیریت پروژه همه پروژه‌ها رو از بدنه اصلی اون‌ها خارج می‌کنیم و به سطح سازمان میاریم. این ماجرا خیلی وقت‌ها شبیه سیستم‌های ماتریسی می‌شه که جنبه‌هایی از مدیریت پروژه تو واحدهای سازمانی مربوطه برای مدیر پروژه انجام می‌شه. با این حال متاسفانه چون خیلی از بخش‌های مدیریت پروژه رو به عهده می‌گیره و بیشتر از یه حالت ماتریسی معمولی اون رو از پروژه جدا می‌کنه، عملا سیستم مدیریت پروژه رو می‌بره به سمت تمرکز روی جنبه‌های فنی که همه می‌دونیم چه مشکلات بزرگی به بار میاره. این دفترها اصولا برای انتقال از یه سیستم با سطح بلوغ مدیریت پروژه خیلی پایین به متوسط می‌تونه به کار بره (باز هم برای اون حالت بهترین راه حل نیست).
مرکز پشتیبانی موقت: بیشترین مشکل توی این حالت وجود داره. یه دفتر با ماهیت سازمانی ساخته می‌شه که قراره فقط به یه پروژه (یا طرح) سرویس بده و قسمت‌هایی از کارهای مدیریت پروژه رو براش انجام بده. اگه قراره این دفتر زیرمجموعه تیم پروژه باشه، دیگه چرا بهش بگیم PMO؟ این عملا می‌شه تیم مدیریت پروژه مثل همون چیزی که همیشه داریم. اگر هم قراره خارج سطح پروژه قرار بگیره باید به این سوال مهم جواب بدیم که چرا وقتی می‌تونه بره داخل تیم، ازش خارج بشه، اون هم وقتی که اون بیرون کار دیگه‌ای نداره انجام بده؟
جمع‌بندی
همه این‌ها رو گفتم که بگم وقتی مردم طبق مد درباره PMO صحبت می‌کنن عمدتا منظورشون مرکز پشتیبانی موقته، که اصولا یکی از بی‌معنی‌ترین انواع PMO به حساب میاد. این افراد عمدتا وقتی می‌گن PMO منظورشون سیستم مدیریت پروژه یا سیستم مدیریت طرح هست که همیشه بوده و باید باشه، ولی به دلایلی ترجیح می‌دن که روش اسم PMO بذارن.
به هر حال، برچسب PMO از ابتدا برجسبی آزاد بوده که دقیق تعریف نشده و اگه می‌خواین به شکل دلخواه تعریفش کنین آزادین، اشکالی نداره. فقط باید یادمون باشه که باید وظایف PMO به دقت و با رویکرد مناسب تدوین بشه؛ یه برجسب به خودی خود نمی‌تونه دردی رو دوا کنه.