مدیریت ریسک پروژه در حال تبدیل شدن به چالش برانگیزترین جنبه مدیریت پروژه‌ها است. در حالی که هرگز نمی‌توانیم آینده را با قطعیت پیش‌بینی کنیم، اما می‌توانیم یک فرایند ساده مدیریت ریسک را برای پیش‌بینی عدم قطعیت در پروژه‌ها و به حداقل رساندن وقوع یا تأثیر این عدم قطعیت‌ها اعمال کنیم.
مدیریت ریسک پروژه نه تنها به جلوگیری از شرایط بحرانی کمک می‌کند بلکه به یادآوری و یادگیری از اشتباهات گذشته نیز کمک می‌کند. این کار شانس موفقیت‌آمیز بودن پروژه را بهبود می‌بخشد و عواقب این ریسک‌ها را کاهش می‌دهد.
به دلیل ماهیت منحصر به فرد پروژه‌ها، هنگام مدیریت آنها با تهدیدات و فرصت‌های بالقوه زیادی روبرو خواهید شد. به جای اینکه منفعلانه منتظر تحقق این تهدیدها یا فرصت‌ها باشید، از مدیریت ریسک برای رویارویی پیشگیرانه با آنها استفاده کنید.مضمون ریسک PRINCE2 رویکردی ساده اما موثر برای مدیریت ریسک‌ها فراهم می‌کند. این رویکرد شامل مراحلی است که به شما کمک می‌کند ریسک‌های احتمالی پروژه خود را شناسایی، ارزیابی و کنترل کنید و همچنین به طور موثر وضعیت ریسک را به ذینفعان پروژه انتقال دهید. مضمون ریسک به شما کمک می‌کند با مدیریت عدم قطعیت‌ها احتمال تحقق منافع حاصل از یک پروژه را افزایش دهید. PRINCE2 می‌گوید که هدف از مضمون ریسک شناسایی، ارزیابی و کنترل عدم قطعیت‌ها و در نتیجه بهبود توانایی در موفقیت پروژه است.
تعریف ریسک
یک رویداد یا مجموعه‌ای از رویدادهای نامشخص است که در صورت وقوع، بر دستیابی به اهداف تاثیر می‌گذارد. یک ریسک به شکل ترکیبی از احتمال یک تهدید یا وقوع یک فرصت، و میزان تأثیر آن بر اهداف اندازه‌گیری می‌شود.در صورت رخداد ریسک‌ها می‌توانند بر اهداف تأثیر منفی یا مثبت داشته باشند.
PRINCE2 از این اصطلاحات استفاده می‌کند:
تهدید: برای حوادث نامشخصی که تأثیر منفی بر اهداف داشته باشند.
فرصت: برای رویدادهای نامشخصی که تاثیر مثبت بر اهداف داشته باشند.ریسک‌ها اهداف پروژه را از نظر ارائه مزایای توافق شده در محدوده زمان، هزینه و کیفیت توافق شده تحت تاثیر قرار می‌دهند.
با توجه به اینکه همه پروژه‌ها درجاتی از ریسک‌پذیری را شامل می‌شوند، بنابراین مدیریت ریسک پروژه باید در دستور کار قرار گیرد.
1) پیش از آنکه بدانیم مدیریت ریسک چیست باید بدانیید بدانیم که چرا پروژه‌ها دارای ریسک هستند؟
یکی از چالش‌هایی که هنگام مدیریت یک پروژه با آن روبرو هستید عدم قطعیت‌هاست که از پروژه‌ای به پروژه دیگر متفاوت است. تصور کنید که برای یک هتل کار می‌کنید و کار شما مدیریت ساخت سایت‌های جدید است. وقتی برای ساخت یک هتل جدید آماده باشید، حتی در مکانی جدید، با طراحی متفاوت و پرسنل جدید، پیش بینی اتفاقات برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود.اساساً، وقتی چگونه پیش رفتن اوضاع برایتان مشخص نیست، همه چیز ممکن است اشتباه پیش برود!حال بیایید این عدم قطعیت را با میزان ریسکی که در کارهای غیر پروژه‌ای و روتین با آن مواجه هستید مقایسه کنیم. در این کارها، منحصر به فرد بودن یا عدم قطعیت کمی وجود دارد، آنچه این هفته انجام می‌دهید، تقریباً شبیه کاری است که هفته قبل انجام دادید. به عنوان مثال، هنگامی که هتل را ساختید، هر هفته چرخه تمیز کردن اتاق‌ها، آشپزی برای مهمانان، بررسی و ورود و خروج آنها و غیره انجام می‌شود. بنابراین به راحتی می‌توانید مشکلات احتمالی را پیش بینی کنید و ریسک بسیار کمتری وجود دارد.به طور معمول، هنگامی که از ریسک صحبت می‌شود، آن را یک چیز منفی می‌دانیم. با این حال، PRINCE2 ریسک را احتمال وقوع اتفاقات خوب هم تصور می‌کند. به عنوان مثال، ممکن است قیمت بتن کاهش یابد و هزینه‌های ساخت هتل را کاهش دهد.
انواع ریسک پروژه
انواع رایج ریسک عبارتند از:
هزینه: ریسکِ حوادثی که بر بودجه تأثیر می‌گذارد، به ویژه مواردی که باعث می‌شود پروژه بیش از بودجه تعیین شده انجام شود.
زمانبندی: ریسکِ حوادث برنامه‌ریزی نشده که پروژه را به تأخیر می‌اندازد. معمولا خزش از محدوده دلیل اصلی مشکلات زمانبندی و تاخیرهای پروژه است.
عملکرد: ریسکِ حوادثی که باعث می‌شود پروژه نتایج متناقضی با مشخصات پروژه ایجاد کند.
تعریف مدیریت ریسک پروژه
مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی، تحلیل و سپس پاسخگویی به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد می‌شود و به پروژه در ماندن در مسیر خود و رسیدن به هدفش کمک می‌کند.
مدیریت ریسک پروژه می‌تواند در انواع مختلف پروژه‌ها معانی مختلفی داشته باشد. در پروژه‌های کلان، استراتژی‌های مدیریت ریسک ممکن است شامل برنامه‌ریزی دقیق و مفصلی برای هر ریسک باشد تا در صورت بروز مشکلات، از استراتژی‌های کاهش استفاده شود. برای پروژه‌های کوچکتر، مدیریت ریسک پروژه ممکن است به معنی لیستی ساده و اولویتبندی شده از ریسک‌های با اولویت بالا، متوسط و کم باشد.
به طور کلی مدیریت ریسک پروژه کاربرد سیستماتیک اصول، رویکردها و فرآیندها برای شناسایی، ارزیابی، برنامه‌ریزی، اجرای پاسخ‌های ریسک و برقراری ارتباط درباره فعالیت‌های مدیریت ریسک با سهامداران است.
مثالی از مدیریت ریسک پروژه
مدیر پروژه تصمیم می‌گیرد هر دوشنبه صبح ساعت 9:00 ریاست یک کارگاه مدیریت ریسک پروژه را با حضور همه اعضای تیم مدیریت پروژه بر عهده بگیرد. در طول کارگاه، مدیر پروژه فعالیت‌های زیر را پوشش می‌دهد:
تلاش برای شناسایی هر گونه تهدید یا فرصت جدید در پروژه. مدیر پروژه از هر فرد می‌خواهد هر چقدر که می‌تواند ریسک‌های جدید را روی برگه یادداشت بنویسد. سپس تمام یادداشت‌ها را روی تخته قرار داده و موارد تکراری را حذف می‌کند. دیدن ریسک‌های دیگران باعث می‌شود افراد به فکر ریسک‌های جدید بیفتند.
سپس گروه تصمیم می‌گیرد که چگونه به این ریسک‌های جدید پاسخ دهد. سرانجام، این گروه ریسک‌هایی که قبلاً شناسایی شده را بررسی می‌کند. آیا نحوه پاسخگویی تیم مدیریت پروژه به این ریسک‌ها کمک کننده است؟ آیا کار دیگری می‌تواند برای کاهش آنها انجام شود؟
پس از برگزاری کارگاه، مدیر پروژه چندین مسئولیت دیگر نیز بر عهده دارد: وی باید کلیه اطلاعات مربوط به هر ریسک را در یک سیستم ثبت ریسک مرکزی ثبت کند. او باید اطمینان حاصل کند که تصمیمات تیم در مورد پاسخ به ریسک انجام می‌شود. وی باید در گزارش‌های هفتگی پیشرفت خود، از وضعیت ریسک کنونی گزارش دهد.
برای اینکه مدیریت ریسک پروژه موثر باشد:
نیاز است ریسک‌هایی كه ممكن است پروژه را در رسيدن به اهداف خود تحت تأثير قرار دهد شناسایی و توصیف شوند. هر ریسک باید از نظر احتمال وقوع، تأثیر و زمانبندی (نزدیک بودن) ارزیابی شود تا بتوان آن را اولویتبندی کرد. اثر کلی ریسک (risk exposure) باید همراه با تأثیر ریسک در توجیه‌پذیری پروژه مورد بررسی قرار گیرد. پاسخ به هر ریسک باید برنامه‌ریزی شده و به افراد اختصاص داده شود. پاسخ‌های ریسک باید اجرا، نظارت و کنترل شوند.
مدیریت موثر ریسک این اطمینان را به وجود می‌آورد که پروژه قادر به دستیابی به اهداف خود است و توجیه‌پذیری پروژه همچنان معتبر است.
تعریف: اثر کلی ریسک میزان ریسک تحمل شده توسط سازمان در زمان است.
نتیجه‌گیری
ریسک یک رویداد یا مجموعه‌ای از رویدادهای نامشخص است که در صورت وقوع، بر دستیابی به اهداف تاثیر می‌گذارد. یک ریسک به شکل ترکیبی از احتمال یک تهدید یا وقوع یک فرصت، و میزان تأثیر آن بر اهداف اندازه‌گیری می‌شود. به دلیل ماهیت منحصر به فرد پروژه‌ها، هنگام مدیریت آنها با تهدیدات و فرصت‌های بالقوه زیادی روبرو خواهید شد. به جای اینکه منفعلانه منتظر تحقق این تهدیدها یا فرصت‌ها باشید، از مدیریت ریسک برای رویارویی پیشگیرانه با آنها استفاده کنید.مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی، تحلیل و سپس پاسخگویی به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد می‌شود و به پروژه در ماندن در مسیر خود و رسیدن به هدفش کمک می‌کند.